Teknologi Informasi

I.              Pengertian Sistem Informasi

Secara Umum, Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen pengambilan keputusan/ kebijakan dan menjalankan operasional dari kombinasi orang-orang, teknologi informasi dan prosedur prosedur yang terorganisasi. 

Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli:

• John F. Nash: Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atau transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

• Robert A. Leitch: Pengertian sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

• Henry Lucas: Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, apabila dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

• Alter: Pengertian sistem informasi menurut Alter bahwa sistem informasi adalah sebagai  tipe khusus dari sistem kerja dimana manusia dan/mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/jasa bagi pelanggan

II.             Pentingnya Sistem Informasi

Pentingnya Sistem Informasi diberbagai aspek;
            1.  Perusahaan

1.    Mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik.

2.    Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual.

3.    Kemudahan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, kemudahan dan keefektifan.

4.    Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan.

5.    Mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.

    

           2. Akuntansi Perusahaan

1.    Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chainsecara efektif dan efisien

2.    Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

3.    Meningkatkan efisiensi

4.    Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

5.    Meningkatkan Sharing Knowledge

6.    Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

III.           Peranan Teknologi

Beberapa peranan teknologi informasi, menurut Abdul Kadir, antara lain:

1.    Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.

2.    Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses.

3.    Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses.

Beberapa peranan sistem informasi, menurut Alter (1992), antara lain :

1.    Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas (otomasi).

2.    Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah subsistem

3.    Mengkoordinasikan subsistem-subsistem

4.    Mengintegrasikan subsistem-subsistem

 Dampak Teknologi Informasi

Dampak teknologi bagi individu, organisasi dan masyarakat (sosial) tidak dirasakan sebagai hal yang baru. Kini kita telah banyak mengetahui dan merasakan kelebihan dan kekurangan penggunaan teknologi informasi. Di bagian ini akan dilihat bagimana TI memberikan pengaruh. Dampak-dampak yang akan dijelaskan berikut ini lebih mengarah pada dampak dari software teknologi informasi.

 ● Dampak TI pada organisasi

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

1.            Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.

2.            Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3.            Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

4.            Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5.            Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.

● Dampak Positif TI pada Organisasi (five force model)

Cara terbaik untuk menganalisis dampak teknologi informasi pada organisasi adalah dengan model kekuatan kompetitif. Organisasi menggunakan model Porter untuk menggembangkan strategi untuk menciptakan organisasi yang lebih kompetitif. Disini dapat kita lihat dampak positif yang ditimbulkan teknologi informasi pada organisasi.

1.            The rivalry among existing firms in the industry

·                     Menambah daya saing karena teknologi informasi meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi

·                     Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu organisasi. Contoh : Menggurangi kemungkinan laporan suatu organisasi dapat dicuri

·                     Tekonologi informasi meningkatkan akurasi

·                     Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction

2.            The bargaining power of buyers

·                     TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer

·                     TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam

3.            The bargaining power of Suppliers,

1.            TI membantu menjalin hubungan baik dengan supplier

2.            TI memudahkan organisasi untuk melakukan pencarian dan perbandingan supplier yang dapat menyediakan produk atau jasa yang lebih baik dan murah

3.            TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier

4.            TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier

5.            TI dapat digunakan untuk mengintegrasi supply chain dengan supplier

4.            The threat of entry of new competitor

1.            TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru

5.            The threat of substitute product or services

1.            TI memungkinkan diversifikasi produk

● Dampak Negatif TI pada Organisasi (five force model)

1. The rivalvy among existing firms in the industry

1.            Keberadaan TI yang bermanfaat meningkatkan daya saing masing-masing perusahaan dapat mengancam keberadaan suatu organisasi. Dalam kasus ini berlaku hokum alam, dimana yang kuat yang akan bertahan.

2.            The bargaining power of buyers

1.            TI memungkinkan organisasi kehilangan pelanggannya karena dengan adanya internet pelanggan dapat melakukan pencarian dan perbandingan produk atau jasa secara online dengan mudah dan cepat.

3.            The bargaining power of Suppliers

1.            TI memungkinkan organisasi kehilangan suppliernya karena dengan adanya internet supplier dapat melakukan pencarian dan perbandingan organisasi yang lebih mengguntungkan untuk melakukan kerjasama dengannya

4.            The threat of entry of new competitor

1.            TI memungkinkan organisasi kalah bersaing dengan pesaing baru, karena dengan TI pesaing baru dapat melakukan pemasaran secara online tanpa harus membangun toko untuk pemasaran.

5.            The threat of substitute product or services

1.            TI memungkinkan organisasi mengalami kerugian akibat adanya substitute product or service.

Contoh : Perusahaan rekaman yang mengalami kerugian akibat produknya yang berupa lagu tidak laku dipasaran karena TI memudahkan orang untuk mendownload langsung via internet.

 Peranan Sistem Infromasi untuk kebutuhan kompetitif

Keunggulan kompetitif adalah merujuk pada kemampuan sebuah organisasi untuk memformulasikan strategi yang menempatkannya pada suatu posisi yang menguntungkan berkaitan dengan perusahaan lainnya. Keunggulan kompetitif muncul bila pelanggan merasa bahwa mereka menerima nilai lebih dari transaksi yang dilakukan dengan sebuah organisasi pesaingnya (Setiawan, 2006). Kemudian di dalam Kamus Bahasa Indonesia, dinyatakan bahwa keunggulan kompetitif bersifat kompetisi dan bersifat persaingan.

Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam perekayasaa  uang sebagian besar proses bisnis. Kecepatan, kemampuan pemrosesan informasi, dan konektivitas komputer secara mendasar meningkatkan efisiensi proses bisnis, seperti juga meningkatkan komunikasi dan kerja sama antar orang-orang yang bertanggung jawab atas operasi dan manajemennya. Contohnya, proses manajemen pesanan yang digambarkan dalam gambar

Sumber keunggulan kompetitif :

1.            Seseorang merasakan value jika jasa/ produk yang ia nikamti sepadan                        atau lebih besar dari biaya yang ia keluarkan.

2.            Keunikan, artinya adalah produk anda tidak mudah di contoh                                         atau dicopy oleh pesaing anda.

Kekuatan menentukan daya tarik :

1.            Pendatang baru

2.            Pembeli

3.            Pemasok

4.            Substitusi

5.            Pesaing

Dampak sistem informasi strategis bagi manajer dan organisasi. Dengan adanya aplikasi teknologi informasi perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan manajemen. Teknologi seperti otomatisasi kantor, otomatisasi pabrik, sistem pemrosesan transaksi dan sistem manajemen database berpengaruh pada kualitas organisasi.

Menggunakan tegnologi informasi sebagai keunggulan strategis, dengan cara perusahaan melakukan perekayasaan ulang proses, mengetahui peran dan tegnologi informasi, menjadi perusahaan yang lincah, membuat perusahaan virtual dan membangun perusahaan yan menghasilkan pengetahuan.

VI.          Defenisi  Strategi Kompetitif dan Sistem Informasi Strategi

Sistem Informasi Strategis adalah dukungan terhadap  sistem informasi komputer yang digunakan pada tingkat organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi. Sedangkan menurut Martin (1994), Sistem Informasi Strategis adalah alat untuk mengimplementasikan strategi dengan menggunakan informasi, pengolahan informasi dan komunikasi informasi. Menurut Laudon(1997), Sistem Informasi Strategis adalah sistem komputer yang digunakan pada setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan  untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif.